Code of conducts

Code of conducts

ปีใหม่ขอเริ่มด้วยสไตล์ใหม่ ในการดำเนินการประชุม

 

กติกามารยาทเป็น protocol ที่ควรมี และควรฝึก เพื่อการอยู่ร่วมกันด้วยดีในกลุ่มชน

กติกามารยาทในองค์กรคือ code of conducts ซึ่งมีทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษร หรือถือปฏิบัติสืบๆ กันมาเป็นวัฒนธรรมประเพณี

ในพระพุทธศาสนา มีพระวินัยชุดหนึ่งที่เป็นเช่นนั้น คือไม่ใช่ข้อที่ทำแล้วผิดต้องอาบัติร้ายแรง แต่เป็นข้อที่ภิกษุพึงปฏิบัตในการอยู่ร่วมกัน

ต่อไปนี้เป็น code of conducts แบบง่ายๆ ที่ใช้เป็น governance structure ในการปฏิบัติงานของคณะกรรมการชุดเล็กๆ ชุดหนึ่ง

กรอบของ code of conducts ครอบคลุมเรื่อง integrity, accountability, transparency, และ authority อย่างง่ายๆ ไม่มีอะไรซับซ้อน

หลังจากนำไปทดลองใช้ มีผู้เสนอขอเพิ่มเติมบ้าง จนได้เป็นเนื้อหาดังที่เห็นต่อไปนี้

 

แนวปฎิบัติของกรรมการในการประชุม

ก. ประธานอาจจะมาสายได้ แต่การประชุมต้องเริ่มตรงเวลา โดยกำหนดตัวบุคคลที่จะทำหน้าที่แทนไว้ ๑ คน หากบุคคลที่กำหนดไม่มา ขอให้กรรมการที่เหลือเลือกกันเองเพื่อทำหน้าที่ประธานไปพลาง

ข. กรรมการทุกคนมีศักดิ์เท่ากัน ด้วยคะแนนเสียงคนละ ๑ คะแนน มีสิทธิ์และหน้าที่เสมอกันในการแสดงความคิดเห็น และมีความรับผิดชอบในฐานะกรรมการเท่ากัน ไม่มีกรรมการฝ่ายถาม และกรรมการฝ่ายชี้แจง ดังที่มักปฏิบัติกันอยู่เมื่อมีฝ่ายบริหารเป็นกรรมการร่วมด้วย

ค.  วาระการประชุมขอให้จัดตามที่ได้รับมอบหมายจากประธานหรือในที่ประชุม เลขานุการอาจจะเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสม แต่ไม่ทิ้งสิ่งที่มองหมายแล้วโดยไม่ระบุเหตุผลหรือไม่ได้หารือกับประธานก่อน

กรรมการอื่นๆ ก็ขอเพิ่มวาระได้

ง. หากว่ากรรมการหรือเจ้าหน้าที่ผ่านเลขานุการ มีข้อคัดค้าน ข้อเสนอแนะ หรือต้องการคำอธิบายขยายความเพื่อความชัดเจนในการปฏิบัติงาน ขอให้พูดในที่ประชุมนี้ ไม่พูดลับหลังในภายหลังว่า วันก่อนไม่เข้าใจ จึงทำงานไม่ได้ และสิ่งที่พูดนอกห้องไม่ควรเป็นเรื่องบรรยากาศหรืออารมณ์ในการประชุม แต่ควรเป็นเรื่องของข้อมูล สาระ เนื้อหา เพื่อประโยชน์ในการทำให้งานเดินหน้าต่อไปอย่างราบรื่น

จ. บุคคลผู้มีหน้าที่ชี้แจงในที่ประชุมตามวาระ ให้เลขานุการมีหน้าที่แจ้งล่วงหน้าก่อนวาระเล็กน้อย

หากว่ามาช้าไปบ้าง เพราะเสียเวลาเดินมาจากห้องทำงาน เป็นเรื่องที่ที่ประชุมรอได้

การมารอเป็นเวลานานตั้งแต่เริ่มประชุม เป็นเรื่องเสียเวลางาน (เจ้าหน้าที่ก็เช่นกัน)

แต่ถ้าหากว่าอยากอยู่ฟัง ก็ยินดี เป็นเรื่องความสมัครใจของผู้ฟัง ไม่ใช่เพราะถูกบังคับฟัง

ฉ. เลขานุการมีหน้าที่ดูแลให้การนำเสนอกระชับ ชัดเจน ได้ประเด็นที่ต้องการให้พิจารณา ซึ่งอาจจะใช้วิธีกำหนดเวลาการนำเสนอแต่ละวาระไว้ในวาระ หรือวิธีการอื่นใดที่เลขานุการเห็นสมควรที่จะได้ผล

ช. ควรระบุเวลาเลิกประชุมไว้ล่วงหน้า และประธานพร้อมกับกรรมการทุกคนช่วยกันบริหารเวลาให้ได้ตามนั้น เพื่อที่ว่าผู้ร่วมประชุมแต่ละคนจะได้สามารถจัดตารางการนัดหมายอื่นได้

ซ. ในกรณีนี้เป็นการประชุมเรื่องนโยบายการเงิน ถือว่า เลขานุการที่ประชุม ซึ่งคือรองอธิการบดีด้านการเงินการคลัง คือ chief financial officer แม้จะไม่มีตำแหน่งนี้ในมหาวิทยาลัยอย่างเป็นทางการ

CFO เป็นผู้ที่รับผิดชอบ (accountable) อันดับหนึ่งในเรื่อง data integrity, complete staff work, compliance issues, financial reporting, overall management information reporting ซึ่ง financial reporting เป็นส่วนหนึ่งในนั้น และงานอื่นๆ อันเป็นหน้าที่ของ CFO ในองค์กรชั้นนำ

CFO มีความสำคัญลำดับ ๒ หรือลำดับ ๓ ในองค์กร มหาวิทยาลัยที่เป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำ พึงปฏิบัติเช่นเดียวกัน

อธิการบดี accountable อันดับรองลงมา ในฐานะเป็นผู้บังคับบัญชาสูงสุดของรองอธิการบดีทุกคน และเป็นผู้เลือกรองอธิการบดีทุกคนด้วยตนเอง แม้จะต้องเสนอสภามหาวิทยาลัยเพื่ออนุมัติหรือเห็นชอบ แต่สภาฯ ก็ไม่เคยแย้งเรื่องตัวบุคคล เพราะสนับสนุนให้อธิการบดีจัดทีมงานบริหารของตนเอง เพื่อให้ได้ทีมงานที่ต้องการ

 

หากผู้ใดมีข้อแนะนำเพื่อปรับปรุงและเพิ่มเติมจาก ๘ ข้อที่เสนอไว้นี้ ขอโปรดแจ้งด้วย จะขอบคุณมาก

 

นวพร เรืองสกุล

มกราคม ๒๕๕๖

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s