การบริหารเงินและบริหารคน

การบริหารเงินและบริหารคน

สนทนา+บรรยาย สำหรับผู้บริหารมหาวิทยาลัยพระจอมเกล้าธนบุรี ๑๙ ธันวาคม ๒๕๕๕

  1. การบริหารเป็นไปเพื่อให้ได้ผลที่ต้องการ

KMUTT.001

2.  องค์ประกอบในขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้ผลที่ต้องการ ต้องมี คน เงิน และอุปกรณ์ (รวมที่ดิน อาคาร) และมีการบริหารจัดการเพื่อให้สามสิ่งแรกสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ

KMUTT.002

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  การบริหารคนมีหลายขั้นตอน การคัดเลือกพนักงานเป็นเพียงขั้นตอนแรกเท่านั้น ขั้นตอนอื่นๆ สำคัญพอๆ กันหรือมากกว่า เพื่อให้ผู้เข้ามาเป็นพนักงานทำงานอย่างมีความสุขและทำได้เต็มตามศักยภาพของตน

ขั้นตอนอื่นๆ เพื่อนร่วมงานสำคัญมาก

องค์กร นโยบาย และการพนักงานเป็นส่วนประกอบ

คณบดีหรือหัวหน้าส่วนงานเป็นเพื่อนร่วมงานแต่อยู่ลำดับสำคัญกว่าผู้อื่น คือเป็น first among equals

KMUTT.003

  1. KMUTT.004

4.  คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดในการบริหารคนคือความเที่ยงธรรม  หรืออีกนัยหนึ่งคือการวางโครงสร้างการบริหารจัดการให้เป็นระบบที่ดี หรือให้มีธรรมภิบาล

องค์ประกอบสำคัญที่สุดคือ ความเป็นที่ไว้วางใจ มีระบบที่ชัดเจนให้รู้บทบาทและความรับผิดตามหน้าที่ มีการทำงานอย่างโปร่งใสตรวจสอบได้ และมีอำนาจในการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

KMUTT.005

ผู้เป็นหัวหน้า หรือผู้สั่งงานควรระวังการติดในกับดักของการสั่ง how to แทนที่จะกำหนดผลที่ต้องการ

การสั่งทุกขั้นตอนทำให้ไม่มีความคิดและวิธีการทำงานตามความถนัดเกิดขึ้นในองค์กร

ลองคิดดูว่าการสอนจะน่าเบื่อเพียงใด ถ้าอาจารย์ผู้สอนวิชาหนึ่งๆ ไม่มี authority ในการสอนในห้องเรียน หรือต้องรับคำสั่งรายชั่วโมงว่าให้สอนอะไรบ้างอย่างละเอียด แทนการกำหนดวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการให้นักศึกษาได้เรียนรู้ในวิชานั้นๆ

การสั่งที่ดีคือสั่งเป้าหมาย ด้วยคำสั่งที่ผู้จะดำเนินการเข้าใจได้ แล้วผู้สั่งคอย monitor ความก้าวหน้าเป็นระยะ คอยแก้ไข แนะนำหรือปรับปรุงเพื่อให้ได้ผลงานที่ต้องการ

ในการบริหารองค์กรไม่ว่าระดับใด งานติดตามเป็นงานที่สำคัญมาก แต่กลับไม่ค่อยได้รับความสำคัญในระบบการบริหารงานของมหาวิทยาลัยโดยทั่วไป

5.  ในเรื่องการเงิน ในประสบการณ์ส่วนตัว รู้สึกว่าผู้อยู่ในแวดวงอุดมศึกษาภาครัฐมักมีความเข้าใจในเรื่องความรับผิดชอบด้านการเงินแตกต่างจากภาคเอกชนค่อนข้างมาก และโดยส่วนตัวคิดว่านี่เป็นอุปสรรคสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้การบริหารสถาบันการศึกษาภาครัฐขาดมิติด้านการคำนึงถึงการใช้่จ่ายให้เหมาะสมและคุ้มค่าไปมาก

KMUTT.006KMUTT.007

การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้จ่ายเพื่อลงทุน (capital expenditure) และการดูแลใช้จ่ายเท่าที่จำเป็น ประกอบกับการงบประมาณที่ยืดหยุ่น เน้นประสิทธิภาพมากกว่าการใช้ให้หมดๆ น่าจะได้รับความใส่ใจมากกว่าที่ได้รับอยู่ในปัจจุบัน

องค์กรไม่แสวงหากำไร (not for profit organization) ไม่ได้หมายความว่าไม่ต้องคิดถึงการหารายได้ หรือไม่ควรมีกำไร แต่ควรหมายความว่าไม่ได้คิดถึงกำไรสูงสุดที่เป็นตัวเงินในทุกสิ่งที่ทำ การหารายได้ เพื่อพึ่งตนเองให้ได้ และการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าเป็นประโยชน์ต่อสังคมอย่างแน่นอน

  1.   6.  การหารายได้เป็นเรื่องที่มักน่าสนใจน้อยกว่าการคิดเรื่องการใช้เงิน ดังนั้น ควรหารายได้ควบคู่ไปกับการคิดเรื่องรายจ่าย ส่วนจะคิดอะไรก่อนอะไรหลังก็แล้วแต่กรณีไป

คิดเรื่องรายจ่ายก่อน แล้วคิดหารายได้มาเพื่อการนั้น อาจจะได้รับความร่วมมือร่วมใจกันด้วยดี เพราะมีจุดหมายร่วมกัน

แต่บางครั้งการคิดรายจ่ายก่อนอาจจะจำกัดวิสัยทัศน์ในการใช้่จ่ายได้ เมื่อผู้คิดเกรงว่าไม่อาจหารายได้ได้ จึงคิดแต่โครงการเล็กๆ  จึงเป็นเรื่องที่ต้องสร้างสมดุลให้ดีระหว่างสองด้านนี้

KMUTT.008

7. การหารายได้ทำได้จากทุกปัจจัยการผลิตที่ได้กล่าวไปแล้วใน slide 2 แต่ละมหาวิทยาลัยต้องกลับไปดูความสามารถที่มีเพื่อสร้างจุดแข็งอันเป็นจุดหารายได้

KMUTT.009KMUTT.010

ตัวอย่างการหารายได้เช่นนี้มีโครงการให้เลือกศึกษาทั้งในมหาวิทยาลัยไทย และต่างประเทศ  ในต่างประเทศ ตัวอย่างของการใช้อุปกรณ์คือการเป็น business incubator หรือ ให้ใช้เครื่องมือทดสอบทางวิทยาศาสตร์ สำหรับบริษัทขนาดเล็ก เป็นต้น ด้านทรัพย์สินทางปัญญา จะเห็นตัวอย่างในมหาวิทยาลัยต่างประเทศหลายแห่งทีเดียว

สำหรับในประเทศไทยกรณีที่ดินอาคาร หรือเงินลงทุน มีตัวอย่างที่โน่นบ้างที่นี่บ้าง เช่น ที่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยมหิดล และ มศว เป็นต้น

KMUTT.011

8.  การลงทุนในปัจจัยการผลิตต่างๆ นั้น เมื่อได้ทำไปแล้ว ก็ต้องนำมาใช้ให้เกิดผลตอบแทนให้มากที่สุด

KMUTT.012

ตัวอย่างการลงทุนที่อาจจะไม่ชัดเจนนัก คือ การลงทุนในคน การลงทุนในนักศึกษา นอกจากในห้องเรียน ก็คือการให้ชีวิตในมหาวิทยาลัย ให้ได้ประสบการณ์ในด้านการเรียนรู้ที่จะอยู่ในสังคม การเป็นพลเมืองที่ดี และการมีจิตอาสา เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้ได้พลเมืองดีที่มีความรอบรู้ เป็นบุคคลมีค่ามีประโยชน์ต่อสังคม

การลงทุนในพนักงานสายสนับสนุน ก็เพื่อพัฒนาให้มีความก้าวหน้าในงาน ทำงานได้ดีมีประสิทธิภาพขึ้น ซึ่งส่งผลเป็นความสะดวกของอาจารย์และนักศึกษา

การลงทุนในอาจารย์ ก็เพื่อให้มีความรู้ความชำนาญ ไม่ว่าจะเป็นในงานสอน งานวิจัย หรืองานบริหาร ซึ่งทำได้หลายรูปแบบ เช่น ฝึกอบรม หรือให้ได้ดูงานเฉพาะเจาะจง เป็นต้น และเม่ื่อได้ลงทุนไปแล้วในด้านการเป็นผู้เชี่ยวชาญ ก็ต้องมีระบบรองรับให้อาจารย์สามารถทำงานที่ตนถนัดได้อย่างเต็มที่ ไม่เสียเวลาไปกับงานธุรการ หรืองานกึ่งบริหาร ซึี่งเบียดบังเวลาที่ให้กับนักศึกษา การสอน และการวิจัย

9.  ทางด้านรายจ่าย คือการคิดจ่ายเท่าที่จำเป็น และประหยัด เพื่อให้ทุกบาททุกสตางค์มีประโยชน์คุ้มค่า

KMUTT.013KMUTT.014

10.  สำหรับเงินนั้น เป็นตัวหล่อลื่นให้งานเดิน เป็นส่วนผสมที่ขาดไม่ได้ สำหรับคนที่ใส่ใจเรื่องเงินจะรู้ว่า เงินนั้นมีอยู่ทั่วไป ถ้ารู้จักหา รู้จักใช้ และรู้จักลงทุน หน้าที่ของผู้บริหารที่จะบริหารคน เงิน และทรัพย์สินต่างๆ นั้น ในท้ายที่สุด คือบริหารคน เพื่อให้คนไปบริหารเงินและทรัพย์สินต่างๆ

KMUTT.015KMUTT.016

ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นเท่าใด ความจำเป็นจะต้องทำงานผ่านผู้อื่นยิ่งจำเป็นมาก แม้จะโฟกัสที่เรื่องเงิน แต่ท้ายที่สุดก็คือการบริหารคน เพื่อให้คนบริหารเงินอีกทอดหนึ่ง

“เงินไม่ใช่ทางออก เงินแก้ปัญหาไม่ได้ แต่ว่าไอเดียดีๆ แก้ปัญหาเรื่องเงินได้”

(เกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย Short Cut “เรื่องราวของกูเกิล” จันทร์ที่ ๒๘ เมย ๒๕๕๑  นสพ post today)

11.  การเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับแตกต่่างจากการเป็นมหาวิทยาลัยในระบบราชการหลายเรื่อง ขอยกตัวอย่างเพียง ๒ เรื่องคือ

ก.   การเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับให้โอกาสมหาวิทยาลัยได้ปกครองดูแลตนเอง ในระบบเช่นนี้ได้ความยืดหยุ่นและคล่องตัว ข้อที่จะไม่ได้ประโยชน์ก็คือ ผู้เคยอยู่ในระบบราชการยังนำระเบียบทุกประการมาใช้ เป็นการออกจากระบบราชการแต่ตัวอักษร โดยใจไม่ได้ออกด้วย คือยังติดกระดาษจำนวนมาก ติดระเบียบ ติดกระบวนการมากกว่าผลที่จะได้รับ ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับต้นทุนการทำงาน คิดว่าเงินได้มาฟรี เป็นต้น

อีกประการหนึ่งคือ การทำผิดในระบบราชการเป็นเรื่องใหญ่ ในขณะที่ในภาคเอกชน ความผิดอาจถือเป็นบทเรียนมากกว่าเป็นความผิดสำหรับบุคคล ความกล้าคิดกล้าทำจึงมีมากกว่า

ข.   สิ่งที่เปลี่ยนไปที่ลึกกว่าความคล่องตัวก็คือ ความเปลี่ยนแปลงในทัศนคติการทำงาน เนื่องจากพนักงานมิใช่ข้าราชการ ที่มีระบบการจ้างงานตลอดชีวิต ซึ่งต้องดูแลระมัดระวังตนเองมิให้ทำผิดระเบียบราชการ ส่วนการเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยในกำกับใช้สัญญาจ้าง จึงกลายเป็นดูระยะสั้นให้ผ่านพ้นสัญญาที่ละช่วง

เมื่อออกนอกระบบ การ monitor และการสร้าง value ที่ดีให้กับองค์กรจึงจำเป็นมาก

นวพร เรืองสกุล

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s