การวางแผน- – top down หรือ bottom up

การวางแผน- – top down หรือ bottom up

ใครมีหน้าที่วางแผน

แผนหรือเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญมาก ในการสรรหาผู้บริหารระดับสูง และในการจัดทำงบประมาณ ตามทฤษฎีและที่ได้ฟังมาจากสถาบันกรรมการบริษัท การวางแผนวางกลยุทธ์ของกิจการเป็นหนึ่งในหน้าท่ีหลักของคณะกรรมการ

จากประสบการณ์การทำงานและการเป็นกรรมการ งานวางแผนเกิดขึ้นในองค์กรเป็นส่วนมาก คณะกรรมการเพียงเป็นผู้ให้ความเห็นเสริม และลงมติเห็นชอบ

จากประสบการณ์ในการเป็นผู้บริหาร องค์กรจะมุ่งไปทางไหนอยู่ที่ผู้บริหารหลักหนึ่งคนหรือไม่กี่คนในองค์กร ผู้บริหารระดับสูงที่มีสายตากว้างไกลและคิดนอกกรอบจะนำพาองค์กรไปทางหนึ่ง ผู้บริหารที่เน้นความมั่นคงและค่อยเป็นค่อยไป ก็จะสร้างองค์กรอีกลักษณะหนึ่ง ส่วนผู้บริหารที่ไม่วางตำแหน่งขององค์กรแบบใดเลย ก็คงพาองค์กรไปเรื่อยๆ ตามครรลองและสไตล์ของตน

คณะกรรมการมักมีบทบาทสองตอน

ตอนแรกคือการให้ความเห็นว่าอยากเห็นอนาคตขององค์กรไปทางใด

ฝ่ายบริหารฟังแล้วที่นำไปขยายผลต่อก็มี ฟังแล้วเฉยๆ ก็มี ฟังแล้วดัดแปลงให้เหมาะกับกิจการก็มี ขึ้นอยู่กับความสามารถและจุดยืนของฝ่ายบริหารเหล่านั้น

ในบางกิจการอาจจะไม่มีความเห็นเหล่านี้อย่างเป็นทางการจากคณะกรรมการทั้งคณะ แต่เป็นความเห็นส่วนตัวในระหว่างที่ให้ความเห็นเรื่องอื่นๆ หรือคุยกันนอกรอบตามโอกาส

บางแห่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่มีความเป็น “ราชการ” สูง จะมีการตั้งอนุกรรมการขึ้นมาจัดทำแผนเป็นการเฉพาะกิจ

บางแห่งอาจจะมีเวทีให้คณะกรรมการร่วมให้ความคิดเห็น แต่ส่วนมากเมื่อมอบงานไปแล้วก็รองานกลับมาจากคณะอนุกรรมการ ส่วนจะไปดำเนินการอย่างไรให้ได้แผนมาก็ขึ้นอยู่กับอนุกรรมการชุดนั้นๆ

อาจจะทำเอง จะมอบต่อให้ฝ่ายบริหารทำมาให้ดูก่อน หรือว่าจะจ้างบุคคลภายนอกทำ ก็แล้วแต่

บทบาทตอนที่สองของคณะกรรมการ คือการอนุมัติแผน

คณะกรรมการอาจจะมีความเห็นและข้อติติงบ้าง อาจจะให้ความเห็นในภาพกว่้างหรือพิจารณารายละเอียดก็ขึ้นอยู่กับสไตล์ของกรรมการแต่ละคนและของที่ประชุมโดยรวม แต่ในท้ายที่สุดก็จะมีมติ “อนุมัติ  โดยให้นำความเห็นที่กล่าวในที่ประชุมไปประกอบ”

เมื่อมีแผนแล้ว หน้าที่ลำดับต่อมาของคณะกรรมการคือการติดตาม (monitor) โดยมักให้ฝ่ายบริหารที่ปฏิบัติตามแผนเป็นผู้รายงาน

ด้วยกระบวนการดังกล่าวมานี้ จะว่าเป็นการวางแผนจากสภาและฝ่ายบริหารไปยังหน่วยย่อย (top down) หรือว่าจากหน่วยปฏิบัติขึ้นมาจนถึงคณะกรรมการ (bottom up) ก็ไม่แน่ เพราะไส้ในของกระบวนการขึ้นอยู่กับว่า ระดับ top ได้ให้แก่นๆ หลักๆ down ลงไปหรือไม่ และงานที่มาจาก bottom นั้น เริ่มจากระดับไหนแน่

นอกจากลำดับชั้นแล้ว ยังขึ้นอยู่กับว่าคน top มีความสามารถเพียงใด ความกล้าเพียงใด และวิสัยทัศน์แนวใด และคน bottom ที่ทำงาน up ขึ้นมาเป็นผู้คิดกว้างคิดไกลเพียงใด เป็นเสมียนทำงานประจำวัน หรือว่าเป็นผู้บริหารรุ่นใหม่ไฟแรง

หากไม่มีทิศกำหนดจากข้างบน หรือมีแต่ไม่ได้รับการถ่ายทอดลงไป การส่งผ่านขึ้นมาจากระดับปฏิบัติก็คงเป็นเรื่องพื้นๆ และถ้าส่วนกลางไม่อยากเหนื่อยมากก็เพียงแต่ประมวลสิ่งที่ได้รับมาทั้งหมดออกมาเป็น “แผน”

ด้วยองค์ประกอบอันเหมาะเจาะ มีการขัดและเกลากันหลายชั้น แผนระยะยาวหรือนโยบายหลักที่มาจากการรวมแหล่งอาจจะ “สามัญ” ได้มากๆ

จึงขอยืนยันอีกครั้งว่า ผู้บริหารระดับสูงคนเดียวคนนั้นที่ทุกฝ่ายเลือกขึ้นมา เป็นคนสำคัญที่สุดต่ออนาคตขององค์กรนั้นๆ

การเลือกให้ดีโดยมองสิ่งที่อยากเห็นในอนาคตก่อนจึงสำคัญมาก แต่ถ้าเลือกโดยไม่มองแผนและไม่เดินตามแผน องค์กรก็จะเดินไปแบบ “แล้วแต่ผู้จัดการใหญ่”

องค์กรที่มีระบบคิดที่ชัดเจน มีวิธีการได้รับข้อคิดจากกรรมการและผู้รอบรู้อย่างเป็นระบบ มีกระบวนการทำแผนที่ไม่เน้นการทำซ้ำของเดิมให้มากขึ้นและไม่เน้นการประมวลตัวเลขจากฝ่ายต่างๆ แต่เป็นการประมวลความคิดทั่วทั้งองค์กร นำมาคิดร่วมกันจนตกผลึิก แล้วจึงแปรสิ่งที่ต้องการทำกลับไปทำตัวเลข แบบนี้ผู้บริหารสูงสุดจะไม่สูงเด่นคนเดียว และองค์กรแบบนี้แหละคือองค์กรที่จะก้าวหน้าและก้าวไปเป็นทีม

accountability เดียวกันก็อาจจะมีการปฏิบัติต่างกันและให้ผลต่างกันได้มาก ดังนี้

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s